Contrôler ses nouveaux fournisseurs en France et en Espagne : un seul processus, deux registres

Si vous achetez en France et en Espagne, votre référencement fournisseurs rencontre deux registres très différents. La France a un répertoire à jour avec un statut pour chaque entreprise. L’Espagne publie des actes inscrits dans un journal officiel, sans statut à jour et sans consultation par numéro fiscal. Un bon contrôle respecte les deux, sans deux processus séparés.

Ce guide présente un processus unique pour les deux pays : quoi demander au fournisseur, quels contrôles faire dans chaque pays, comment transformer les réponses en décision, quoi conserver pour un audit, et quand recontrôler. Il se termine par une esquisse de code et un budget en unités.

Ce que vous allez apprendre

• Quoi demander à un nouveau fournisseur, pays par pays
• Les contrôles à faire, et pourquoi ils diffèrent entre la France et l’Espagne
• Un tableau de décision à adapter
• Quoi conserver pour pouvoir montrer le contrôle plus tard
• Quand recontrôler, et ce que ça coûte

Étape 1 : réunir les bons identifiants

Pour l’Espagne, une fois la société trouvée, enregistrez sa feuille du Registro Mercantil (par exemple V-5581) : elle devient votre identifiant. Voir trouver une société espagnole par son nom.

Les coordonnées bancaires ne relèvent pas du registre : confirmez-les par téléphone avec le fournisseur, sur un numéro que vous connaissez déjà (voir fraude au faux fournisseur et au changement de RIB).

Étape 2 : faire les contrôles

France

1. Vérifier l’entreprise (POST /v1/verifications, 5 unités) : statut d’après le répertoire Sirene, adresse du siège, et un résultat avec un code de preuve.
2. Procédures collectives (GET …/insolvency, 1 unité) : annonces du BODACC depuis 2008.
3. TVA (GET …/vat, 1 unité) : le numéro publié par le registre ou calculé à partir du SIREN ; vérifiez son immatriculation sur VIES.
4. Adresse (GET …/address, 1 unité) : validée avec la Base Adresse Nationale, avec le nombre d’entreprises à la même adresse.

Espagne

1. Trouver la société par son nom (GET /v1/companies/search?country=ES&q=…, 2 unités par page) et choisir la bonne feuille grâce à la province et à l’adresse.
2. La vérifier (5 unités) : le résultat sera le plus souvent partial avec status_unknown, parce que le journal publie des événements, pas un statut. C’est attendu.
3. Procédures d’insolvabilité (1 unité) : les actes « Situación concursal » du BORME. Pour une déclaration de concurso, la référence est le registre public espagnol des procédures d’insolvabilité.

Le détail de chaque appel est dans vérifier une entreprise et obtenir un code de preuve par API et procédures collectives et TVA par API.

Étape 3 : décider

Fuentio donne des faits et un résultat ; votre politique décide. Un point de départ :

Deux principes gardent ce tableau honnête :

• « Non couvert » n’est jamais « rien à signaler ». Une source qui ne peut pas répondre est un trou, pas une validation.
• Un résultat de recherche n’est pas une correspondance. Pour l’Espagne, confirmez la feuille avec la province et l’adresse avant de vous y fier.

Étape 4 : conserver les preuves

Pour chaque fournisseur, conservez avec sa fiche :

• le code de preuve de la vérification (toute personne à qui vous le transmettez peut le vérifier sur la page de preuve, sans clé) ;
• le résultat et les raisons ;
• la date de chaque contrôle et sa source (meta.source, meta.last_verified_at) ;
• la décision et qui l’a prise.

C’est votre piste d’audit : un an plus tard, vous pouvez montrer ce que disait le registre ce jour-là, et pourquoi vous avez décidé ainsi.

Étape 5 : recontrôler au bon moment

• Avant chaque grosse commande ou acompte, relancez la vérification et le contrôle des procédures collectives.
• Quand le fournisseur annonce un changement (adresse, nom, coordonnées bancaires), refaites tout le contrôle.
• Régulièrement pour vos fournisseurs critiques, par exemple chaque mois.
• Automatiquement, avec une clé : watch_company vous envoie les changements des fiches officielles d’une entreprise, signés, sur votre propre adresse https (3 surveillances avec l’offre gratuite, 100 avec les offres payantes).

Une esquisse de code

def onboard(country, key, siren=None, name=None, province=None):
    if country == "FR":
        identifier = siren
    else:
        found = fuentio_get(f"/v1/companies/search?country=ES&q={name}", key)
        candidates = found.get("data") or []
        identifier = candidates[0]["identifiers"][0]["value"] if candidates else None
        # in production, confirm the province and address before going on
    if not identifier:
        return {"decision": "ask_supplier", "why": "company not found"}
    v = fuentio_post("/v1/verifications", key, {"country": country, "identifier": identifier})
    ins = fuentio_get(f"/v1/companies/{country}/{identifier}/insolvency", key)
    return {
        "identifier": identifier,
        "outcome": v["data"]["result"]["outcome"],
        "reasons": v["data"]["result"]["reasons"],
        "proof_code": v["data"]["proof_code"],
        "insolvency_state": (ins.get("data") or {}).get("state"),
    }

fuentio_get est la fonction de relance de démarrer avec l’API ; fuentio_post est la même avec un corps JSON.

Ce que ça coûte

Une clé gratuite (100 unités par mois) couvre une douzaine de référencements complets pour essayer le processus ; l’offre Starter (49 € par mois, 2 000 unités) en couvre environ 250. Avant d’écrire du code, essayez la vérification de liste gratuite sur 20 fournisseurs au plus, ou laissez un agent IA faire les contrôles en MCP. Voyez ce que nous couvrons.

Qui fait quoi

Un contrôle fonctionne mieux quand chaque équipe en porte une partie.

• Les achats réunissent les identifiants (SIREN, ou dénomination et province) et lancent les contrôles au registre à la création du fournisseur.
• La finance confirme les coordonnées bancaires avec le fournisseur par téléphone, sur un numéro connu, jamais à partir d’un e-mail. Elle déclenche aussi un nouveau contrôle avant les gros acomptes.
• La conformité ou un relecteur désigné traite tout ce que le tableau envoie en « revoir » ou « remonter », et décide.
• Le responsable de la relation fournisseur signale les changements annoncés : nouvelle adresse, nouveau nom, nouvelles coordonnées bancaires. Chacun relance le contrôle.

Écrivez-le sur une page et mettez le lien dans votre outil d’achats. Le meilleur processus échoue quand personne ne sait qu’il lui revient.

Limites. C’est un processus à adapter, pas un conseil juridique ni un programme de conformité : vos obligations dépendent de votre secteur et de votre pays. Fuentio vérifie les données officielles du registre sur l’entreprise ; il ne vérifie ni les coordonnées bancaires, ni les sanctions (sauf avec l’appel de filtrage distinct), ni qui détient l’entreprise, ni sa solvabilité. En Espagne, la couverture porte sur les sociétés ayant un acte au BORME depuis le 2 janvier 2009, et le statut est inconnu sauf si un acte dit autre chose.

Questions fréquentes

Pourquoi ne peut-on pas référencer un fournisseur espagnol avec son NIF ?

Parce que le journal officiel espagnol publie les sociétés par nom et par feuille de registre, pas par numéro fiscal. Demandez la dénomination exacte et la province, trouvez la feuille, puis enregistrez-la.

Une vérification « partial » suffit-elle pour un fournisseur espagnol ?

Souvent, oui : c’est le résultat normal quand la source n’a pas de statut à jour. Lisez les raisons et les derniers actes, et ajoutez des contrôles quand l’enjeu le justifie.

Que conserver pour un audit ?

Le code de preuve, le résultat et les raisons, la date et la source de chaque contrôle, et la décision avec son auteur.

À quelle fréquence recontrôler ses fournisseurs ?

Avant les grosses commandes ou les acomptes, à chaque changement annoncé, et régulièrement pour les fournisseurs critiques. Une surveillance peut vous prévenir automatiquement des changements au registre.

Sources

• Référence de l’API Fuentio : documentation et le fichier OpenAPI
• Offres et unités : tarifs
• Les sources officielles des données : sources