Control de alta de proveedores en Francia y España: un solo proceso, dos registros

Si compras en Francia y en España, tu alta de proveedores se encuentra con dos registros muy distintos. Francia tiene un directorio actualizado con un estado para cada empresa. España publica actos inscritos en un boletín oficial, sin estado actualizado y sin consulta por número fiscal. Un buen control respeta los dos sin montar dos procesos separados.

Esta guía presenta un único proceso para los dos países: qué pedir al proveedor, qué comprobaciones hacer en cada país, cómo convertir las respuestas en una decisión, qué guardar para una auditoría y cuándo volver a comprobar. Termina con un esbozo de código y un presupuesto en unidades.

Lo que vas a aprender

• Qué pedir a un proveedor nuevo, país por país
• Las comprobaciones que hay que hacer y por qué difieren entre Francia y España
• Una tabla de decisión que puedes adaptar
• Qué guardar para poder demostrar la comprobación después
• Cuándo volver a comprobar y cuánto cuesta

Paso 1: reúne los identificadores correctos

En España, una vez encontrada la sociedad, guarda su hoja del Registro Mercantil (por ejemplo V-5581): pasa a ser tu identificador. Consulta cómo encontrar una empresa por su nombre y leer su hoja registral.

Los datos bancarios no son cosa del registro: confírmalos por teléfono con el proveedor, en un número que ya conozcas (consulta fraude del falso proveedor y cambio de cuenta bancaria).

Paso 2: haz las comprobaciones

España

1. Encuentra la sociedad por su nombre (GET /v1/companies/search?country=ES&q=…, 2 unidades por página) y elige la hoja correcta con la provincia y el domicilio.
2. Verifícala (5 unidades): el resultado será casi siempre partial con status_unknown, porque el BORME publica eventos, no un estado. Es lo esperado.
3. Situación concursal (1 unidad): los actos «Situación concursal» del BORME. Para una declaración de concurso, la referencia es el Registro Público Concursal.

Francia

1. Verifica la empresa (POST /v1/verifications, 5 unidades): estado según el directorio Sirene, domicilio social y un resultado con código de prueba.
2. Procedimientos concursales (GET …/insolvency, 1 unidad): anuncios del BODACC desde 2008.
3. IVA (GET …/vat, 1 unidad): el número que publica el registro o el calculado a partir del SIREN; comprueba el alta en VIES.
4. Dirección (GET …/address, 1 unidad): validada con la base nacional de direcciones, con el número de empresas en la misma dirección.

El detalle de cada llamada está en verificar una empresa y obtener un código de prueba por API y comprobar concurso e IVA por API.

Paso 3: decide

Fuentio da hechos y un resultado; tu política decide. Un punto de partida:

Dos principios mantienen la tabla honesta:

• «No cubierto» nunca es «todo correcto». Una fuente que no puede responder es un hueco, no un aprobado.
• Un resultado de búsqueda no es una coincidencia. En España, confirma la hoja con la provincia y el domicilio antes de fiarte de ella.

Paso 4: guarda las pruebas

Para cada proveedor, guarda con su ficha:

• el código de prueba de la verificación (cualquiera con quien lo compartas puede comprobarlo en la página de pruebas, sin clave);
• el resultado y los motivos;
• la fecha de cada comprobación y su fuente (meta.source, meta.last_verified_at);
• la decisión y quién la tomó.

Es tu rastro de auditoría: un año después puedes demostrar qué decía el registro ese día y por qué decidiste lo que decidiste.

Paso 5: vuelve a comprobar en el momento adecuado

• Antes de cada pedido grande o anticipo, repite la verificación y la comprobación concursal.
• Cuando el proveedor anuncia un cambio (domicilio, nombre, datos bancarios), repite todo el control.
• Periódicamente con tus proveedores críticos, por ejemplo cada mes.
• Automáticamente, con una clave: watch_company te envía los cambios en las fichas oficiales de una empresa, firmados, a tu propia dirección https (3 vigilancias en el plan gratuito, 100 en los de pago).

Un esbozo de código

def onboard(country, key, siren=None, name=None, province=None):
    if country == "FR":
        identifier = siren
    else:
        found = fuentio_get(f"/v1/companies/search?country=ES&q={name}", key)
        candidates = found.get("data") or []
        identifier = candidates[0]["identifiers"][0]["value"] if candidates else None
        # in production, confirm the province and address before going on
    if not identifier:
        return {"decision": "ask_supplier", "why": "company not found"}
    v = fuentio_post("/v1/verifications", key, {"country": country, "identifier": identifier})
    ins = fuentio_get(f"/v1/companies/{country}/{identifier}/insolvency", key)
    return {
        "identifier": identifier,
        "outcome": v["data"]["result"]["outcome"],
        "reasons": v["data"]["result"]["reasons"],
        "proof_code": v["data"]["proof_code"],
        "insolvency_state": (ins.get("data") or {}).get("state"),
    }

fuentio_get es la función de reintento de los primeros pasos con la API; fuentio_post es la misma con un cuerpo JSON.

Cuánto cuesta

Una clave gratuita (100 unidades al mes) cubre una docena de altas completas para probar el proceso; el plan Starter (49 € al mes, 2.000 unidades) cubre unas 250. Antes de escribir código, prueba la comprobación de listas gratuita con hasta 20 proveedores, o deja que un agente de IA haga las comprobaciones por MCP. Mira lo que cubrimos.

Quién hace qué

Un control funciona mejor cuando cada equipo se encarga de una parte.

• Compras reúne los identificadores (denominación y provincia, o SIREN) y lanza las comprobaciones en el registro al crear el proveedor.
• Finanzas confirma los datos bancarios con el proveedor por teléfono, en un número conocido, nunca a partir de un correo. También lanza una comprobación nueva antes de los anticipos grandes.
• Cumplimiento o un revisor designado se ocupa de todo lo que la tabla manda a «revisar» o «escalar», y decide.
• El responsable de la relación con el proveedor comunica los cambios que anuncia el proveedor: domicilio nuevo, nombre nuevo, datos bancarios nuevos. Cada uno vuelve a poner en marcha el control.

Escríbelo en una página y enlázalo desde tu herramienta de compras. El mejor proceso falla cuando nadie sabe que le toca.

Límites. Es un proceso para adaptar, no asesoramiento jurídico ni un programa de cumplimiento: tus obligaciones dependen de tu sector y tu país. Fuentio comprueba los datos oficiales del registro sobre la empresa; no comprueba datos bancarios, ni sanciones (salvo con la llamada de cribado aparte), ni quién es el dueño de la empresa, ni su solvencia. En España, la cobertura son las sociedades con un acto en el BORME desde el 2 de enero de 2009, y el estado es desconocido salvo que un acto diga otra cosa.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo dar de alta a un proveedor español con su NIF?

Porque el BORME publica las sociedades por nombre y hoja registral, no por número fiscal. Pide la denominación exacta y la provincia, encuentra la hoja y guárdala.

¿Basta una verificación «partial» para un proveedor español?

A menudo sí: es el resultado normal cuando la fuente no tiene un estado actualizado. Lee los motivos y los últimos actos, y añade comprobaciones cuando el importe lo justifique.

¿Qué debo guardar para una auditoría?

El código de prueba, el resultado y los motivos, la fecha y la fuente de cada comprobación, y la decisión con quién la tomó.

¿Cada cuánto hay que volver a comprobar a los proveedores?

Antes de pedidos grandes o anticipos, cada vez que el proveedor anuncia un cambio, y periódicamente con los críticos. Una vigilancia puede avisarte automáticamente de los cambios en el registro.

Fuentes

• Referencia de la API de Fuentio: documentación y el archivo OpenAPI
• Planes y unidades: precios
• Las fuentes oficiales de los datos: fuentes