« Envoyez-nous un Kbis de moins de trois mois » : la demande est familière, mais le Kbis n’est plus le seul document qui prouve qu’une entreprise existe, ni toujours le plus adapté. Il existe aussi l’avis de situation au répertoire Sirene et le justificatif d’immatriculation au registre national des entreprises (RNE). Ce guide explique d’où vient chacun, ce qu’il coûte, quand il est accepté, et où se placent les données du registre.
Les prix et obligations ci-dessous viennent de service-public, d’urssaf.fr et d’insee.fr, consultés le 8 octobre 2026 ; vérifiez toujours la page officielle.
Ce que vous allez apprendre
- D’où viennent le Kbis, l’avis de situation et le justificatif RNE
- Ce que chacun coûte et comment l’obtenir
- Quand chacun est accepté, notamment pour l’obligation de vigilance
- Pourquoi l’administration ne demande plus le Kbis
- Où se placent les données du registre, et leurs limites
Les trois documents, côte à côte
L’extrait Kbis prouve qu’une entreprise commerciale est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est délivré par les greffes des tribunaux de commerce. Pour une entreprise individuelle, on parle d’extrait K. Selon service-public (page vérifiée le 3 avril 2026), le dirigeant obtient gratuitement le Kbis de sa propre entreprise sur monidenum.fr. Le Kbis d’une autre entreprise se commande sur le site Infogreffe : 3,06 € par voie électronique, 4 € par courrier, ou 2,44 € sur place au greffe. Dans la plupart des cas, l’extrait demandé doit dater de moins de trois mois.
Le justificatif d’immatriculation au RNE prouve l’inscription au registre national des entreprises (RNE), tenu par l’INPI. Service-public le présente comme un équivalent de l’extrait K ou Kbis, téléchargeable gratuitement sur l’Annuaire des Entreprises.
L’avis de situation au répertoire Sirene est délivré par l’INSEE à partir du SIREN ou du SIRET. Il reprend l’identité de l’entreprise ou de l’établissement dans Sirene, dont son statut administratif. Le service est gratuit (service-public, page vérifiée le 13 janvier 2025).
L’administration ne demande plus le Kbis
Service-public l’indique clairement : l’extrait K ou Kbis n’est plus demandé par l’administration pour effectuer les démarches. À sa place, le numéro SIREN ou le justificatif d’immatriculation au RNE peut être transmis. Service-public cite par exemple la candidature à un marché public.
Pour vos propres démarches avec l’administration, inutile donc de payer un Kbis. Entre entreprises, en revanche, un client, une banque ou un bailleur peut encore en demander un. Vous pouvez lui proposer le justificatif RNE, gratuit, à la place.
L’obligation de vigilance : quels documents ?
Quand vous faites appel à un sous-traitant, la loi vous impose une obligation de vigilance dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé. Selon service-public (page « Recourir à la sous-traitance », vérifiée le 27 juin 2026), le donneur d’ordre doit demander, à la conclusion du contrat puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution :
- l’attestation de vigilance Urssaf, pour tout contrat d’au moins 5 000 € : elle prouve que le sous-traitant est à jour de ses déclarations et paiements de cotisations sociales ;
- un document prouvant l’immatriculation, lorsque l’immatriculation au RCS ou au RNE est obligatoire : un extrait K ou Kbis, un justificatif d’immatriculation au RNE, un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle mentionnant le nom ou la dénomination, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation, ou l’accusé de réception électronique du greffe ou de la chambre des métiers.
L’Urssaf précise que le seuil de 5 000 € s’entend hors taxes, sur le montant global de la prestation, même si elle fait l’objet de plusieurs paiements, et que le donneur d’ordre doit vérifier l’authenticité de l’attestation en saisissant son code de sécurité sur urssaf.fr. Si le donneur d’ordre manque à cette obligation et que le sous-traitant est condamné pour travail dissimulé, il peut être tenu solidairement au paiement de diverses sommes.
Autrement dit, le justificatif RNE gratuit suffit côté immatriculation : le Kbis payant n’est qu’une des options.
Où se placent les données du registre
Les trois documents sont des instantanés : ils disent ce qui était vrai le jour où ils ont été produits. Un Kbis de deux mois ne dit pas que l’entreprise n’a pas cessé depuis.
Les données du registre, consultées au moment où vous en avez besoin, complètent ces documents :
- Avant de demander un document, vérifiez que le SIREN existe et que l’entreprise est active. Cela évite d’échanger des pièces avec une entreprise cessée.
- À réception d’un document, comparez la dénomination, le SIREN et l’adresse avec les données officielles. Un écart mérite une question.
- Entre deux échéances, une vérification rapide du statut dit si quelque chose a changé.
Pour lire le statut d’une entreprise, lisez comment vérifier qu’une entreprise est toujours active ; pour le fonctionnement des registres, lisez les registres d’entreprises français expliqués.
Voyez ce que nous couvrons en France et en Espagne.
Limites. Les prix, délais et obligations cités viennent de service-public, urssaf.fr et insee.fr, consultés le 8 octobre 2026 ; ils peuvent évoluer. Les données du registre confirment l’existence et le statut d’une entreprise ; elles ne remplacent pas l’attestation de vigilance de l’Urssaf, et ne disent rien des cotisations sociales. Ceci n’est pas un conseil juridique.
Questions fréquentes
Le Kbis est-il gratuit ?
Pour le dirigeant de l’entreprise, oui, sur monidenum.fr. Pour une autre entreprise, il coûte 3,06 € en ligne, 4 € par courrier ou 2,44 € au greffe, selon service-public.
Le justificatif RNE remplace-t-il le Kbis ?
Service-public le présente comme un équivalent de l’extrait K ou Kbis, téléchargeable gratuitement, et l’administration l’accepte à la place du Kbis. Entre entreprises, c’est à votre interlocuteur de l’accepter.
Combien de temps un Kbis est-il valable ?
Service-public indique que, dans la plupart des cas, l’extrait Kbis demandé doit dater de moins de trois mois.
L’avis de situation Sirene prouve-t-il l’immatriculation ?
Il reprend l’identité et le statut de l’entreprise dans le répertoire Sirene de l’INSEE. Pour prouver l’immatriculation au registre, service-public cite le Kbis et le justificatif RNE.
Sources
- Service-public, « Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? » (vérifiée le 3 avril 2026, consultée le 8 octobre 2026) : entreprendre.service-public.gouv.fr
- Service-public, « Recourir à la sous-traitance » (vérifiée le 27 juin 2026, consultée le 8 octobre 2026) : entreprendre.service-public.gouv.fr
- Urssaf, « Obtenir et vérifier une attestation de vigilance » (consultée le 8 octobre 2026) : urssaf.fr
- Service-public, avis de situation au répertoire Sirene (vérifiée le 13 janvier 2025) : entreprendre.service-public.gouv.fr
- Annuaire des Entreprises : annuaire-entreprises.data.gouv.fr