Tout CRM B2B dérive. Les comptes sont créés à la main, importés après un salon, saisis à la hâte par les commerciaux. Un an plus tard, le même client existe trois fois sous trois graphies, un fournisseur fermé au printemps reçoit encore des factures, et personne ne sait quelle adresse est celle du siège. Ce guide propose une méthode pour nettoyer les comptes entreprises à partir des registres officiels, pour les sociétés françaises et espagnoles, et les garder propres ensuite.
La méthode s’appuie sur des registres publics : le répertoire Sirene de l’INSEE pour la France et le BORME pour l’Espagne. Les faits les concernant ont été vérifiés le 9 octobre 2026.
Ce que vous allez apprendre
- Pourquoi rapprocher par le nom échoue, et par quoi rapprocher
- Un nettoyage en six étapes, à faire sur un export
- Quels champs prendre au registre, et lesquels laisser à votre équipe
- Comment garder la base propre après le premier passage
- Ce qu’un registre ne peut pas ajouter à votre CRM
Le problème des noms
Une dénomination s’écrit de dix façons : avec ou sans forme juridique, avec ou sans accent, en capitales, avec l’enseigne au lieu du nom légal. Et un nom courant cache beaucoup d’entreprises : une recherche « renault » dans l’API Recherche d’entreprises renvoie 10 000 résultats, le maximum qu’elle indique, et les cinq premiers nommés exactement RENAULT ne sont pas le constructeur.
Première règle : rapprocher par un numéro, pas par un nom. Pour une entreprise française, le SIREN. Pour une société espagnole, la clé stable du registre est la province et la feuille registrale (hoja), car le BORME ne publie pas le numéro fiscal.
Le nettoyage en six étapes
1. Exporter et ajouter la colonne identifiant
Exportez les comptes avec les champs utiles : nom, adresse, identifiants déjà connus (SIREN, SIRET, TVA, NIF), propriétaire, dernière activité. Ajoutez une colonne pour la clé du registre.
2. Récupérer les numéros que vous avez déjà
Le numéro est souvent ailleurs que dans son champ : sur une facture, dans l’outil de facturation, dans le numéro de TVA. Un numéro de TVA intracommunautaire français, c’est FR, deux caractères de clé et le SIREN : ses neuf derniers chiffres donnent le SIREN. Voir les formats SIREN, SIRET et TVA.
Contrôlez chaque numéro avant de l’utiliser : selon l’INSEE, le neuvième chiffre du SIREN est un chiffre de contrôle (Luhn). Un numéro invalide est une faute de frappe à corriger.
3. Trouver les numéros manquants, prudemment
Pour les comptes sans numéro, cherchez au registre par nom et ville. N’acceptez un rapprochement que si le nom, la ville et, idéalement, le code postal concordent ; envoyez le reste à une personne. Un mauvais rapprochement automatique est pire que pas de rapprochement : il attache les faits d’une autre entreprise à votre client.
4. Reprendre les faits du registre, avec leur date
Pour chaque compte rapproché :
- dénomination et forme juridique, telles qu’inscrites ;
- statut : active ou cessée en France (avec la date), derniers actes en Espagne (dissolution, extinction) ;
- siège ;
- code APE : voir le code APE/NAF expliqué ;
- la date de vérification, et la source.
Rangez-les dans des champs dédiés, séparés de ceux que votre équipe modifie.
5. Signaler les entreprises cessées
Un compte dont l’entreprise a cessé (France) ou est éteinte (Espagne) ne doit pas rester parmi les clients actifs. Ne le supprimez pas : factures et contrats passés y renvoient. Marquez-le fermé, avec la date et la source, et liez-le au nouveau compte si l’activité continue dans une autre société. Voir vérifier qu’une entreprise française est toujours active.
6. Fusionner les doublons sur le numéro
Une fois chaque compte numéroté, les doublons sautent aux yeux : deux comptes, même SIREN. Fusionnez-les en gardant les deux historiques. Attention aux deux niveaux : plusieurs comptes avec le même SIREN mais des SIRET différents sont peut-être des établissements d’une même entreprise, à garder comme sites sous un compte parent.
Qui possède quel champ
| Champ | Vient de | Qui le modifie |
|---|---|---|
| SIREN / feuille registrale | Registre | Personne, une fois validé |
| Dénomination, forme | Registre | Rafraîchi depuis le registre |
| Statut et sa date | Registre | Rafraîchi depuis le registre |
| Siège | Registre | Rafraîchi depuis le registre |
| Adresses de livraison et de facturation | Votre client | Votre équipe |
| Contacts, propriétaire, notes | Votre équipe | Votre équipe |
Ce que le registre possède se rafraîchit depuis le registre, jamais à la main. Tout ce qui concerne la relation reste à votre équipe.
Garder la base propre
- Demander le numéro à la création, contrôlé à la saisie.
- Rafraîchir à intervalle régulier, avant les renouvellements et au moins tous les quelques mois.
- Rafraîchir sur événement : paiement refusé, courrier revenu.
Ce qu’un registre n’ajoute pas
Les registres donnent l’identité et les événements juridiques. Pas de téléphones, de contacts acheteurs ni de signaux d’intention. Ils ne donnent pas non plus les données personnelles des entrepreneurs qui ont refusé leur diffusion ; certaines entreprises n’apparaissent même pas dans les recherches publiques : voir les entreprises non diffusibles.
L’API Fuentio renverra, pour chaque SIREN ou feuille registrale espagnole, la dénomination, la forme, le statut et sa date et le siège, avec la source et la date de vérification. Elle n’est pas encore ouverte : inscrivez-vous ci-dessous pour être prévenu.
Voyez ce que nous couvrons en France et en Espagne.
Limites. Les exemples et le fonctionnement des registres ont été vérifiés le 9 octobre 2026. Un rapprochement par nom demande toujours une relecture humaine pour les cas douteux. Fuentio renvoie des faits du registre ; il ne fournit ni coordonnées de contact ni données commerciales, et ne juge pas une entreprise.
Questions fréquentes
Faut-il supprimer les entreprises cessées du CRM ?
Non. Marquez-les fermées, avec la date et la source : l’historique en a besoin.
Peut-on nettoyer un CRM avec seulement des noms ?
En partie : cherchez par nom et ville, acceptez les rapprochements nets, confiez les autres à une personne, et demandez le numéro à l’avenir.
À quelle fréquence rafraîchir ?
Avant les renouvellements, après un paiement refusé ou un courrier revenu, et au moins tous les quelques mois.
Peut-on trouver une société espagnole par son NIF ?
Pas avec le BORME, qui ne le publie pas : utilisez la dénomination exacte, la province et la feuille registrale.
Sources
- INSEE, définition du numéro SIREN : insee.fr
- API Recherche d’entreprises, documentation (consultée le 9 octobre 2026) : recherche-entreprises.api.gouv.fr
- BOE, BORME diario : boe.es